Hvordan planlegge og gjennomføre et engasjerende webinar?

Andre episode av Pasientstemmen torsdag 4. juni 2020, organisert i samarbeid med Roche og Norsk lymfødem- og lipødemforbund (NLLF), tok opp “hvordan planlegge og gjennomføre et engasjerende webinar.”

Da koronasituajonen rammet, ønsket NLLF å gi sine medlemmer nødvendig kunnskap innen selvbehandling, og bidra til å være en problemløser i den nye hverdagen. NLLF har hatt svært godt oppmøte på sine webinarer, og tilbakemeldingene viser at webinarene bidrar til å hjelpe deres medlemmer i hverdagen. I denne episoden av Pasientstemmen deler Heidi Rosander, styreleder i NLLF, de erfaringer de har gjort seg når de setter opp webinarene sine, og gi sine råd til andre organisasjoner.

Ida C. Freng jobber som kommunikasjonsrådgiver i Norges Handikapforbund. De kastet seg rundt og arrangerte ukentlige webinarer for sine medlemmer da koronarestriksjonene trådte i kraft. De har dekket temaer som psykisk helse, holdt søknadskurs samt hatt temawebinarer om hatkriminalitet, brukerstyrt personlig assistanse og politisk påvirkning. I tillegg har de hatt fast trening på webinar, og digitale «kaffetreff».

Christian Laland har lang erfaring med programledelse, historiefortelling og strategisk formidling – og ikke minst å lage events. Han jobber nå som strategi- og kampanjesjef i digitalbyrået Pressure. Før han kom til Pressure jobbet Christian tre år som digitalsjef i Høyres stortingsgruppe, og ledet blant annet de digitale valgkampene i 2017 og 2019. I tillegg har Christian solid bakgrunn fra mediebransjen. I åtte år jobbet han i ulike stillinger i NRJ-systemet, som programleder, digitalsjef og leder for den redaksjonelle virksomheten i Norge. Da koronakrisen rammet, var Christian og kollegene hans lynkjapt ute med å lansere webinaret «Karantenekonferansen», som samlet en rekke sentrale aktører som har vært involvert i Norges håndtering av pandemien.

Se opptaket fra seminaret: Hvordan planlegge og gjennomføre engasjerende webinarer

En rekke gode råd til hvordan planlegge og gjennomføre et engasjerende webinar ble delt og her er 10 utvalgte råd som vi håper dere kan ta med på veien videre:

  1. Finansiering: Webinarer kan organiseres uten store ressurser og midler. Enkelte organisasjoner har gode erfaringer med å søke støtte eksempelvis hos relevante stiftelser for å realisere webinarer. Webinarer kan også gjøres billigere ved å ta prosjektleder ansvaret internt og bruke gratis webinarplattformer.
  2. Målgruppe: Webinar gjør det mulig å opprettholde kontakt med eksisterende medlemmer og nå nye medlemmer som tidligere ikke har deltatt på fysiske arrangementer. Webinarer komplementerer, og konkurrerer ikke nødvendigvis med fysiske arrangement. For flere har webinarer ledet til ytterligere økninger i antall nye medlemmer.
  3. Lengde og tidspunkt: Webinarer utenfor arbeidstiden har ofte flere deltagere (dersom det ikke er et jobbreleatert tema), men unngå rundt 7-tiden. Webinaret bør være på maks 20-40 minutter.
  4. Markedsføring: Markedsfør webinaret på Facebook, i sosiale medier, på nettsiden og i et nyhetsbrev.
  5. Påmeldinger: Påmeldinger til webinarer kan enten gjøres via en egen plattform, mail eller webinarløsningen direkte. Husk å sikre at de som bekrefter får en epost med en bekreftelse og en kalenderinvitasjon slik at de ikke glemmer webinaret. Alternativt så kan webinaret streames direkte via Facebook og YouTube, og være helt åpent for nå nå flest mulige.
  6. Samtaleformat: Fagfolk kan ha en innledning eller et foredrag der de bruker powerpoint, før man har et intervju eller åpner for spørsmål direkte fra publikum. Det fungerer ofte bra å la folk snakke uten manus slik at det blir best mulig flyt i samtalen.
  7. Tenk kreativt om innholdet: Et webinar kan være en samtale med en ekspert, en forelesning, et intervju, en debatt, foredrag, uformell prat over kaffen. Spørreundersøkelse under webinaret, bingo og spørsmål og svar som enten er innhentet på forhånd eller under webinaret øker engasjementet blant deltagerne.
  8. Universell utforming: Webinarer kan tekstes live med Webcaptioner og også døvetolkes.
  9. Forleng levetiden til webinaret: Webinaret kan klippes sammen til en kort film eller til flere mindre klipp som kan deles i sosiale medier i tiden etter webinaret, for eksempel på Facebook. Lydopptak av webinaret kan også fungere som en podkast.
  10.  Teknisk kompetanse: Det finnes en rekke verktøy som er gratis og som kan oppgraderes dersom man ønsker registrering via plattformen, flere personer som kan delt eller lengre møter. Zoom, EasyMeeting, og Pexip er noen plattformer som anbefales. De fleste har gode videoer for å lære seg å bruke verktøyene. Oslo Streaming Center er et alternativ om man ønsker et studio setting, ellers så fungerer webinarer fint med god lyd, godt kamera og en god internettforbindelse.